Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Правила расчета размера удержания за неотработанные дни отпуска

Чтобы
посчитать размер удержания, надо определить отпускной стаж на момент
увольнения сотрудника и соответствующее ему количество дней отпуска, а
затем вычесть эту величину из общего количества дней фактически
предоставленного отпуска. Положительный результат представляет собой
число неотработанных дней отпуска. Средний заработок для целей удержания
за неотработанные дни отпуска считать заново не надо. Берется тот же
средний заработок, который был выплачен ранее при предоставлении дней
отпуска, оказавшихся неотработанными.

При определении отпускного стажа необходимо учитывать положения статьи 121
Трудового кодекса, устанавливающей, какие именно периоды включаются в
стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а также Правила об
очередных и дополнительных отпусках (утв. Народным Комиссариатом Труда
СССР 30.04.1930 № 169 (далее – Правила)), продолжающие применяться в
настоящее время в части, не противоречащей Трудовому кодексу.

Сотрудники,
проработавшие в рабочем году не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в
отпускной стаж, имеют право на полный отпуск (ст. 28 Правил), что
согласуется с положениями Трудового кодекса. Роструд (письмо
Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1) подтвердил этот вывод и указал, что с
учетом статьи 28 Правил проработавшим не менее 11 месяцев, подлежащих
зачету в срок работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый
отпуск, выплачивается полная компенсация.

При исчислении сроков
работы, дающих право на компенсацию за неиспользованный отпуск при
увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из
подсчета, а излишки, составляющие половину месяца и более, округляются
до полного месяца (ст. 35 Правил). Сколько конкретно дней в половине
месяца, ни в одном нормативном правовом акте, содержащем нормы трудового
права, не сказано. Тем не менее из примеров, приведенных в Правилах,
можно сделать вывод, что за полмесяца при подсчете стажа всегда
принимается 15 дней независимо от числа календарных дней в месяце
(примеры к ст. 1, п. “в” ст. 3, ст. 4, 14 Правил).

ПРИМЕРРаботник
принят в компанию с 01.09.2014. Увольняется по соглашению сторон
15.06.2015. До увольнения он уже использовал 28 дней ежегодного
оплачиваемого отпуска. У работника не было периодов, которые не
включаются в отпускной стаж на основании ст. 121
ТК РФ, поэтому за время работы (9 месяцев и 15 дней) отпускной стаж
работника составит 10 месяцев (15 дней как излишек, составляющий не
менее половины месяца, округляется до полного месяца).Таким образом,
работник заработал к дню увольнения 23,3 дня отпуска (28 : 12 х 10).
Значит, работодатель может удержать отпускные за 4,7 дня (28 – 23,3).

Если
стаж работника равен 11 месяцам только в результате округления, права
на полный отпуск на основании статьи 28 Правил работник не имеет. Ведь
если отпуск предоставляется в течение того рабочего года, за который он
положен, и полагается за каждые 12 месяцев отпускного стажа, общая
продолжительность всех остальных периодов, включаемых в стаж, кроме
самого отпуска, должна составлять разницу между продолжительностью
рабочего года и продолжительностью этого отпуска. Кроме того, в статье
28 Правил про 11 месяцев стажа говорится применительно к ситуации, когда
работник к моменту увольнения не использовал своего права на отпуск.
Следовательно, право на полный отпуск дают только такие 11 месяцев
отпускного стажа, в которые не включено время нахождения в самом
отпуске, о праве на который идет речь.

ПРИМЕРРаботник
принят в компанию с 01.06.2014. Увольняется по соглашению сторон
15.04.2015. До увольнения ему предоставлялся ежегодный оплачиваемый
отпуск 28 дней. Периодов, не включаемых в отпускной стаж, не было.
Следовательно, за время работы (10 месяцев и 15 дней) отпускной стаж
работника составит 11 месяцев (15 дней округляется до полного месяца).В
такой ситуации работник имеет право на 25,67 дня (28 : 12 х 11)
отпуска. Соответственно, количество дней отпуска, использованных, но не
заработанных к моменту увольнения, составит 2,33 дня (28 – 25,67).

Необходимо
учитывать, что при удержании отпускных за неотработанные дни отпуска
должны соблюдаться ограничения размера удержаний (ст. 138
ТК РФ). Работодатель в отсутствие других удержаний вправе удерживать в
счет погашения задолженности за неотработанные дни отпуска не более 20
процентов от суммы заработной платы сотрудника, и даже с согласия
последнего не вправе превышать указанный лимит удержаний. Удержание за
неотработанные дни отпуска может быть произведено даже при наличии
возражений работника. Специального решения работодателя об удержании
также не требуется (определение Пензенского областного суда от
20.12.2011 № 33-3297).

Как выполнить расчет

Расскажем подробнее о том, как производятся расчеты в связи с увольнением сотрудника, взявшего отпуск авансом за неотработанный год. Процедура не сложная.

Расчет производится на основании оформленного приказа об увольнении. Изначально рассчитывается количество целых месяцев и дней, которые человек отработал в компании. Начало отсчета — дата принятия на работу, конец — дата увольнения.

Затем высчитывается количество наработанных дней отдыха. Делается это просто по формуле:

ДО/12*ОМ

Где:

Например, сотрудник Антонов отработал в этом году 8 месяцев и 17 дней. В расчет берется 9 месяцев после округления. При этом он использовал отпуск в полном объеме. По формуле, приведенной выше, считаем: 28/12*9=21. Получается, что гражданин Антонов отработал 21 день отпуска, а за остальные 7 предусмотрен возврат.

Считаем: 38500/29,3=1314 рубля. Умножим эту сумму на 28 (число дней использованного отпуска) и получим 36792 рубля. Именно такую сумму получил Антонов после расчета отпускных.

Умножим 1314 на число дней неотработанного отпуска (7) и получим сумму для возврата. Итого 9198 рубля. Бухгалтера высчитывают эту сумму в программе, но могут перепроверить данные.

Расчет оплаты отпускных дней

При расчете оплаты очередного оплачиваемого отпуска производится расчет среднего заработка за 1 день и умножается на количество отпускных дней.

В различных организациях могут действовать локальные нормативные акты по расчету отпускных.

Важно помнить только то, что расчет по местным правилам не может ущемлять работника. Если в организации принят расчет отпускных за последние 6 месяцев, то следует рассчитать их за 12 месяцев и за 6

Если окажется, что при расчете отпускных за 12 месяцев сумма окажется больше, следует выплатить именно ее.

Средний дневной заработок=все выплаты работнику, включая премии и другие начисления, за исключением отпускных и больничных, разделить на 12 месяцев и разделить на 29,3 (среднее количество дней в месяце по состоянию на 2020 год). Полученная цифра и будет применяться при вычислении размера отпускных.

При расчете отпускных берется в учет:

1. собственно заработная плата;
2. премии, регламентированные трудовым договором;
3. иные компенсации и выплаты, определяемые трудовым договором.

Не участвуют в расчете отпускных:

1. оплата обеда, проезда и ГСМ;
2. оплата листа нетрудоспособности;
3. материальная помощь;
4. сами отпускные.

ТК РФ об отпуске и отпускных

Закон говорит о том, что отпуск сотрудникам может быть дан в любое время, если это не противоречит производственной необходимости (ст. 122 ТК РФ). По общему правилу стаж для предоставления полноценного отпуска составляет полгода. Получив гарантированные законодательством 28 дней отдыха, за 6 месяцев работник на самом деле отработал только 2 отпускных недели. Расчет идет на то, что оставшееся оплаченное отпускное время будет им отработано во втором полугодии. Полный отпуск отрабатывается не менее чем 11 месяцами.

Закон не запрещает предоставлять отпуск раньше отработанных сотрудником 6 месяцев, а в последующие годы работы отпуск может быть запланирован по графику даже в самом начале рабочего года или в любое другое время.

Если же работник уходит со своей должности раньше, чем отработает уже «отгулянное» и оплаченное время, работодатель имеет право взыскать средства, потраченные на отпускные для такого сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Удержание отпускных – законное право работодателя, но это не вменяется ему в обязанность. Мнение работника при этом не учитывается, решение работодателя остается в его собственной компетенции

Правила оформления приказа на удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении

Такой вид документа как приказ вправе составлять в свободной форме. Обязательно при составлении указывается причина, по которой удерживается сумма. Каких-либо определенных требований к этому нет. Обязательно нужно указать число не отработанных дней, сумму, которая удерживается за них. И вписывается сотрудник, который будет выполнять функции, возложенные руководством.

После составления бумаги, ей присваивается номер, нумеруется, отдается на ознакомление руководителю и работнику. Они оба обязаны подписать документ.

Составляется приказ в двух экземплярах, один отдается уволенному работнику, второй – хранится у отдела кадров.

Необходимо четко соблюдать порядок удержания средств при увольнении. Иначе организация понесет убытки и заставит налоговую службу задавать лишние вопросы. Поэтому нужно быть внимательным с расчетами, а также корректировками налоговой декларации или базы.

Список источников

• lawyer-guide.ru
• PravKlient.ru
• www.sraboty.ru
• legionfg.ru
• classomsk.com
• pravostoriya.ru

Можно ли обойтись без удержаний за отпуск?

Для многих работодателей процесс удержания денежных средств за неотработанный сотрудником отпуск представляет собой не слишком приятную процедуру. Это вполне понятно, ведь такая новость может испортить отношения между работодателем и увольняющимся подчиненным. Более того, сотрудник может посчитать подобное решение начальника абсолютно несправедливым и попробовать обратиться в соответствующие инстанции.

Именно поэтому современные работодатели нередко задаются вопросом о том, можно ли как-то избежать удержания? Для этого можно использовать следующие способы:

1. Предварительное подписание сторонами трудовых отношений специального соглашения о прощении долгов. Такой документ чаще всего встречается в тех ситуациях, когда в роли работодателя выступает индивидуальный предприниматель. В соглашении прописываются все нюансы разрешения ситуации, при которой сотрудником не будут отработаны все дни отпуска на момент увольнения. Документ в обязательном порядке должен быть подписан как руководителем организации, так и самим сотрудником.
2. В некоторых случаях, даже при отсутствии предварительно заключенного соглашения, работодатель может просто «простить» сотрудника и отпустить его из организации без каких-либо принудительных удержаний. Подобные ситуации также чаще всего можно встретить у индивидуальных предпринимателей. В некоторых случаях такие решения действительно будут являться оптимальными, особенно если речь идет о совсем небольшом количестве неотработанных отпускных дней. Здесь работодатель сможет просто избавить себя от дополнительных забот относительно составления требуемых документов, заполнения бухгалтерской отчетности и иных действий.

Расчет суммы

Для того чтобы определить точную сумму отпускных достаточно знать средний заработок сотрудника. Эта же информация пригодится и в случае, когда нужно рассчитать отпускные, которые подлежат возврату.

Производить расчет заново, во время увольнения, не нужно – просто возьмите записку-расчет по форме Т-60 в архиве бухгалтерии и определите точное количество дней, за которые были выплачены лишние средства.

Когда все необходимые данные будут известны, приступаем к расчету точной суммы. Сделать это довольно просто: средний дневной заработок умножаем на количество переплаченных дней. Дополнительные расчеты понадобятся только в случае, если во время отпуска всем работникам фирмы повысили или, наоборот, понизили заработную плату

В этом случае нужно обратить внимание на дату вступления в силу соответствующего приказа – именно с этого момента будет отсчитываться период официального отпуска. Учтите, что оплачивается он уже с учетом повышенного коэффициента

Пример

Чтобы стало понятнее, разберем на примере, какую сумму можно удержать из зарплаты сотрудника за неотработанные дни отпуска. Итак, представим следующую ситуацию: менеджер по работе с клиентами устроился на работу в январе текущего года. В июле по договоренности с начальством он отгулял внеплановый отпуск, который составил, как и полагается, 28 дней.

Теперь определим, сколько месяцев он не доработал до конца года. Этот период составляет около 5 месяцев. Затем установим количество дней, за которые будет удержана итоговая сумма. Для этого количество дней отпуска, распределенных в течение календарного года, умножаем на число недоработанных месяцев: 2,33 х 5 = 11,65 дней.

Наконец, остается самый простой шаг: берем средний дневной заработок менеджера и умножаем на 11 дней. Показатель дохода, как и говорилось ранее, должен был использоваться ранее – еще на стадии ухода сотрудника в отпуск. На этом все: полученное число и есть конечная сумма удержания.

Налоги

Учеты по налогам в таком случае требуют особого подхода.

Все зависит от ситуации: произошло удержание за неиспользованные дни, или работодатель «прощает» эти суммы своему бывшему сотруднику.

Если все высчитанные суммы прощается трудящемуся, то у бухгалтерии нет необходимости делать перерасчет НДФЛ и всех страховых взносов.

Если работодатель отказался от удержания суммы, то бухгалтера должны убрать эти суммы из графы расходов, уменьшающие доходы.

Если сумма все же удержана, то ее нужно откорректировать в соответствие с НДФЛ, но делать это необходимо непосредственно в день увольнения работника, а не в день совершения расчета.

Расчет отчислений в соцфонды в момент возврата работником этих отчислений, уменьшается, и расчет проводится по уменьшенной базе.

При заполнении специализированного бланка НДФЛ нужно уменьшить сумму заработка на сумму удержанных средств, а сумму налога — на сумму НДФЛ начисленного при расчете.

Когда отпускные нельзя удержать

Излишне выплаченные отпускные могут быть взысканы работодателем при стандартном порядке расчетов. Если трудоустройство завершается, например, по причине возникновения несчастного случая и потери трудоспособности, либо в случае банкротства предприятия, деньги не подлежат возврату.

Более подробный список оснований приведен дальше:

• при завершении трудоустройства, в связи с отказом работника от перевода на другое рабочее место по медпоказаниям;
• по сокращению или в связи с ликвидацией фирмы-нанимателя;
• если вынесено решение суда о восстановлении работника в организации;
• по причине призыва на армейскую службу;
• при отнесении сотрудника к разряду нетрудоспособных, по причине инвалидности;
• если наступил форс-мажор;
• в случае смерти ИП, являющегося работодателем.

Если хотя бы одно, из указанных оснований, имеется, деньги, выплаченные за отпуск авансом, не могут быть удержаны при расчете. Если причины прекращения занятости другие, то сумма удерживается пропорционально отработанному периоду. По закону, удержание выполняется в течение месяца, после завершения установленного для этого срока.

Деньги взимаются при условии, что гражданин добровольно не желает оплатить долг. Подробно о порядке и нюансах удержания отпускных при завершении трудоустройства можно узнать из видео:

Виды отпуска и основания

Работник может воспользоваться следующими видами отпусков:

1. очередной оплачиваемый;
2. дополнительный оплачиваемый;
3. учебный отпуск;
4. отпуск по беременности и родам;
5. отпуск по уходу за ребенком.

Исходя из средних значений, за каждый полный отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска (при 28 календарных днях отпуска). Отработав 6 полных месяцев в организации, работник имеет право взять отпуск длиной 14 дней.

В этом случае при увольнении сотрудник ничего не будет должен работодателю. Если отпуск предоставляется на больший период, выплата отпускных производится авансом.

Задолженность перед работодателем может возникать только при превышении лимита по очередному оплачиваемому отпуску. При увольнении работодатель имеет право удержать сумму дней оплаченного отпуска, которую работник не погасил на момент увольнения.

Выпускается приказ, который должен содержать в себе:

1. сумму удержания;
2. количество авансовых дней отпуска;
3. окончательный срок расчета;
4. положение о том, что сумма удержания не может составлять более 20% от общей выплаты;
5. ознакомление работника с приказом.

Приказ

Удержание суммы, выданной в виде отпускных авансом, должно быть правильно оформлено: руководство издает приказ. Установленной формы для этого документа нет. Поэтому он пишется на бланке компании.

В нем должны быть:

• сведения о работнике
• количество неотработанных дней
• сумма, которая будет изъята
• указание на ресурс, откуда эта она будет отчислена.

С этим документом работника знакомят под роспись. Кроме этого, желательно его письменное согласие с удержанием, его можно написать в конце или в отдельной графе.

Проводки

Документально удержание проводится методом красного сторно, маркируется красным цветом или пишется с минусом. Используется для исправления неверно сделанного расчета, в данном случае для «ликвидации» переплаты, без корректировки ранее сделанных расчетов.

Составляется сторнирующая запись (со знаком «минус») проводки на сумму, которая подлежит исправлению, одновременно создается проводка с указанием верной суммы. Итоговый результат становится правильным без дополнительных действий.

Окончательный расчет с увольняющимся сотрудником отражен в итоге счетом 50 (через кассу) или 51 (через банк). Сама проводка выглядит как соотношение дебета с кредитом 70/50.

Использование отрицательных значений позволяет обойтись без дополнительных корректирующих расчетов.

На примере это выглядит так:

Сотрудник отгулял полный отпуск, увольняется через 10 месяцев после него. Количество дней, оплаченных авансом, составляет 5 (28 / 12 Х 10 = 5). Среднедневная плата составляет 1000 рублей. Долг перед компанией составит сумму в 5 тысяч рублей, которая и будет удержана при окончательном расчете.

Налоги и страховые взносы пересчитываются тем же способом.

6-НДФЛ

Удержание суммы отпускных, выданной работнику авансом, происходит в момент увольнения согласно ст. 137 ТК. Налог, который вычитался из денег, которые были им получены перед отдыхом, при наличии неотработанных дней становится излишне удержанным.

Поэтому при окончательном расчете ее нужно вернуть.

Расчеты, произведенные ранее, не корректируются. При фиксации в документах отражается сумма, их которой уже вычтены деньги за неотработанные дни отдыха.

Соответственно, сумма НДФЛ, начисленная увольняющемуся, уменьшается на налог, который начислен на вычтенную сумму.

Раздел 1 Расчета заполняется согласно положениям письма ФНС от 2016 года. После перерасчета организацией-работодателем суммы фактически отработанных отпускных и налогов, удержанных с нее, в Расчет вносятся итоговые суммы.

Образец документа — форма 6 НДФЛ.

При увольнении работник рассчитывается полностью. Расчет касается обеих сторон — участников трудового договора.

Условия для запрета на удержание отпускных

Удерживать средства с выходного пособия за излишне выплаченные отпускные допускается в большинстве случаев – но далеко не всегда. Существует целый ряд оснований, в соответствии с которыми сотрудник не должен возвращать переплату:

• отказ работника переводиться на другую должность, если работать на старом месте он не может в соответствии с заключением медицинской комиссии, которое подтверждает справка КЭК (ВКК);
• признание человека непригодным к работе (в том числе, и в таких ситуациях, когда он получает статус «инвалид»);
• ликвидацию организации или прекращение деятельности ИП;
• сокращение сотрудника;
• смену собственника предприятия;
• призыв увольняемого на срочную военную службу;
• возврат подчиненного, ранее занимавшего эту должность (например, из декретного отпуска);
• случаи смерти работника или работодателя (если речь идёт об ИП);
• наступление чрезвычайной ситуации, природной или техногенной катастрофы.

Увольняющийся пенсионер, имеющий долг перед работодателем, тоже должен будет выплатить полную сумму возврата. Никаких отличий при выходе сотрудника на пенсию от обычного увольнения не существует. С другой стороны, организации не всегда удерживают такие задолженности с пенсионеров – особенно когда для получения части суммы требуется обращаться в суд.

Проводки при удержании за неотработанные дни отпуска

Безусловно, удержание заработной платы представляет собой серьезную процедуру, при которой каждое действие работодателя должно быть зафиксировано в документальной форме. Это нужно для того, чтобы в будущем у руководителя организации имелись все необходимые подтверждения того факта, что он действительно все сделал правильно и не нарушил законные права служащего. Вполне возможно, что сотрудник захочет предъявить соответствующие претензии в отношении действий собственного начальника.

Во время осуществления удержания из заработной платы основная информация должна быть закреплена уполномоченным лицом в бухгалтерских документах. Для этого составляются проводки. Правила и особенности их составления аналогичны тем, которые применяются во время начисления отпускных. Однако некоторые различия здесь все же будут иметься. Прежде всего, все суммы, которые удерживаются с доходов подчиненных, должны быть зафиксированы в документах соответствующим знаком «-».

Дебет счетов будет выглядеть следующим образом: 20 – основное производство, 26 – общехозяйственные расходы, 44 – расходы на продажу и т.д.

Особое внимание при осуществлении удержания необходимо уделить и установлению налоговой базы. В частности, она должна быть уменьшена на излишне начисленную сумму отпускных выплат

Что же касается основных особенностей расчета – все они будут выглядеть стандартным образом. После официального установления суммы удержания работодатель сможет приступить к подготовке иных требующихся документов. Главным из них в этом случае будет являться распоряжение руководителя компании относительно удержания определенной суммы денежных средств из заработка служащего.

Практика расчета

Для работающего полгода

Бородин В.И. устроился на предприятие 01.02.2017г. По закону он может претендовать на 28 дней отдыха. Проработав полгода, он берет очередной оплачиваемый отпуск с 01.08.2017г на 28 календарных дней за период работы с 01.02.2017 по 31.01.2018г. За 28 дней ему было начислено 35872,20 р. Находясь на отдыхе, он нашёл себе более выгодное место работы и после окончания отпуска увольняется.

1. Рассчитаем количество излишне выплаченных дней отдыха:

   КДПО = 28 – 28 / 12 * 6 = 14.

2. Средний заработок для удержания будет следующим:

   СДО = 35872,20 / 28 = 1281,15 р.

3. Рассчитаем сумму отпускных, которая была переплачена работнику:

   ПО = 14 * 1281,15 = 17936,10 р.

Бородину при увольнении необходимо будет погасить задолженность в размере 17936,10 р.

Для сотрудника со стажем более года

Порохов В.С. работает на предприятии уже несколько лет. Он идет в отпуск по графику с 01.06.2017г по 28.06.2017г на 28 дней за период работы с 01.03.2017 по 28.02.2018г. Отпускные ему оплачены в размере 27080,20р. Оклад работника составлял на момент отпуска 30000 р., но с 25.06.17г на предприятие было повышение тарифных ставок и оклад Порохова стал 32500р. Несмотря на это, он уходит с предприятия 20.11.17г.

1. Дни излишне отгулянного отдыха Порохова составляют:

   КДПО = 28 – 28 / 12 * 9 = 7 (с 22.06.17г по 28.06.17г).

2. Средняя зарплата, из которой производился расчет отпускных, составляла:

   СДО = 27080,20 / 28 = 967,15 р.

3. Поскольку было повышение оклада, то необходимо посчитать средний доход и дни до и после повышения:
   • КДПО1 = 3 (с 22.06.17г по 24.06.17г).
   • КДПО2 = 4 (с 25.06.17г по 28.06.17г).
   • СДО1 = 967,15р.
   • СДО2 = 967,15 * (32500 / 30000) = 1047,75р.
4. Рассчитаем сумму, которую должен будет возместить работник:

   ПО = 3 * 967,15 + 4 * 1047,75 = 7092,45р.

Возврату предприятию подлежат отпускные за 7 календарных дней в размере 7092,45р.

Компенсация за неиспользованный отпуск при отработанных 11 месяцах такая же, как за год

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику в день увольнения. Если работник в этот день не работал, то данная сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 140 ТК РФ.

За эту версию, к которой склоняется большинство экспертов, говорит и исключение из налоговой базы по ЕСН сумм, начисленных работнику за неиспользованный отпуск. Ведь удержание за неотработанный отпуск зеркально по отношению к ситуации начисления компенсации за неиспользованный отпуск.

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, удержание перерасхода выполняется с учетом нормативных требований ст. 138 ТК. Согласно Кодексу, устанавливается ограничение общего размера всех удержаний в 20% при каждой выплате заработка. Если же сумма переплаты по отпускным выплатам превышает указанный предел, сотрудник может в добровольном порядке погасить долг путем возврата наличных денег в кассу организации или через безналичный перевод на банковский счет.

Бухгалтерские проводки

Бухгалтерский учет предполагает заполнение всех документов, по которым будет указан доход и расход организации.

При удержании средств с работника за отгулянный и неотработанный отпуск в бухгалтерских документах должны быть следующие значения:

1. Сторнирование суммы, которую выплатили трудящемуся в качестве отпускных. Счет затрат счет, где происходит фиксация отпускных выплат именной этой категории работников.

Для дебета — 20, 23, 25, 26, 44. По кредиту — 70.

2. Сторнирование сумм отпускных, которые списывались с резервного счета.

По дебету — 96, а по Кредиту — 70.

3. Передача в кассу излишних отпускных. По Дебету — 50, по Кредиту — 70.

4. Сторнирование налогов и взносов. По Дебету — 70, 23, 25, 26, 44, а по Кредиту — 70.

Это все закреплено в письме Минфина еще от 2003 года.

Правила бухучета и расчет налогов

В бухгалтерском учете удержания за неотработанные дни отпуска отражайте корректировочными записями (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10):

ДЕБЕТ 20 (23, 26, 29) КРЕДИТ 70

– сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.

Корректировочные записи делайте на основании бухгалтерской справки.

Пример

Менеджер ООО «Торговая фирма “Гермес”» Кондратьев А. С. увольняется 25 мая 2015 года по собственному желанию.

В феврале 2015 года Кондратьев использовал ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 20 июля 2014 года по 19 июля 2015 года.

Среднедневной заработок Кондратьева для оплаты отпуска составил 421 руб/дн. За отработанные дни мая 2015 года Кондратьеву начислена зарплата в сумме 27 480 руб.

На день увольнения Кондратьев отработал в рабочем году 10 месяцев и 6 дней.

При расчете суммы удержаний учитывается только 10 месяцев, отработанных полностью. Количество неотработанных месяцев составляет:

12 мес. – 10 мес. = 2 мес.

Сумма, которая должна быть удержана с Кондратьева за неотработанные дни отпуска, равна:

421 руб/дн. × 2 мес. × 28 дн. : 12 мес. = 1964,67 руб.

Всю сумму неотработанных отпускных бухгалтер удержал из зарплаты Кондратьева за май. Организация платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по ставке 0,2 процента. В мае 2015 года в учете бухгалтером организации были сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

– 1964,67 руб. – сторнированы отпускные, начисленные за неотработанные дни отпуска;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

– 27 480 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за май 2015 года;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 3317 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 13%) – удержан НДФЛ с суммы зарплаты за минусом неотработанных отпускных;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР»

– 5613,37 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 22%) – начислены взносы на пенсионное страхование;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС»

– 739,94 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 2,9%) – начислены взносы в ФСС России;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»

– 1301,28 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 5,1%) – начислены взносы в ФФОМС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»

– 51,03 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– 22 198,33 руб. (27 480 – 1964,67 – 3317) – выплачена зарплата Кондратьеву за май.

Ситуация: нужно ли пересчитать налоги при удержании отпускных, выплаченных сотруднику за неотработанные дни отпуска

Нет, не нужно. На сумму отпускных начисляются все зарплатные налоги (НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний). Кроме того, отпускные (а также все страховые взносы) уменьшают налогооблагаемую прибыль.

В момент удержания из зарплаты сумм излишне начисленных отпускных корректировку по НДФЛ и страховым взносам за прошлые отчетные периоды не производите. Сумму выплат сотруднику в месяце увольнения включите в расчет зарплатных налогов с учетом удержаний. При расчете налога на прибыль суммы удержаний за неотработанные дни отпуска учтите в составе внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ). Аналогичной точки зрения придерживается и налоговое ведомство (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 11 января 2007 г. № 21-08/001467).

Уточненные декларации за прошлые периоды сдавать не нужно. Ведь уменьшение заработка сотрудника на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска – это не исправление ошибки бухгалтера, требующее корректировки отчета. Это один из видов удержаний по инициативе администрации, которое организация произвела в положенное время (ст. 137 ТК РФ).