Журнал регистрации приказов по личному составу

Возможно ли вести электронный журнал

В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

• Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
• Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Сроки хранения

Сроки хранения журнала регистрации регулируются положениями «Основных правил работой с архивацией документов» и зависят от установленных сроков.

Все приказы можно группировать по этому показателю и формировать в отдельные дела.

• Сроком хранения в архиве до 75 лет относят изданные приказы о зачислении в штат сотрудников, увольнении, переводе в другое подразделение компании, оформлении премии и поощрении. Также подлежат хранению 75 лет приказы о получении повышения, присвоения квалификации и высокого рабочего разряда.
• До 5 лет хранят приказы об отпусках, о наложении взысканий, командировках и дежурствах на предприятии. К этой категории относят приказы о работе во внеурочное время, о денежных компенсациях по переработке сверх установленного времени.

Варианты и требования к оформлению

Законодательно форма журнала не утверждена. Именно поэтому, руководители организации сами выбирают, как им будет удобнее вести данные записи.

Зачастую для этого используются специальные бумажные журналы, которые состоят из титульной страницы, страницы с информацией о журнале и, непосредственно, полями для записи информации. Реже используются компьютерные программы, к примеру, 1С. Связано это с тем, что электронную документацию легче исправить, нежели бумажную.

Несмотря на то, что единой формы оформления не существует, к документу выдвигается ряд требований.

1. Обложка журнала должна быть твердой или полутвердой. Желательно – ламинированной. На ней указывается индекс организации, ее название.

1. На втором листе журнала указывается имя организации, название документа и дата начала ведения записей и их окончания.
2. Третья страница содержит данные о лицах, ответственных за ведение документа. При этом прописывается не только фамилия и инициалы сотрудника, но и его должности, реквизиты документа, которым сотрудник был назначен на данную должность. Обязателен также образец подписи ответственного за документ лица.
3. Документ должен быть пронумерован для сохранения целостности.
4. Страницы журнала должны быть надежно сшиты и опломбированы. На пломбе указывается количество страниц. Данная цифра должна совпадать с фактическими данными. Информация закрепляется подписью и печатью начальника предприятия.
5. Последний лист содержит дату окончания ведения и отметку о том, почему и кем журнал был закрыт.

Элементы

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

• Наименование документа.
• Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
• Если есть, то наименование структурного подразделения.
• Номер дела по номенклатуре и номер тома.
• Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
• Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

Порядковые номера регистрируемых документов.
Даты издания

Здесь важно соблюдать хронологию.
Номера приказов по основной деятельности.
Название. Они могут повторяться

Главное, чтобы номера и даты были разные.
Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ

Для той же цели используется нумерация.

Возможные ошибки

Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.

Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге. Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу

Регистрация любого документа на предприятии позволяет полностью признать его законную силу. И действительность для любых производственных процессов. Регистрация предполагает, что документу присваивают уникальный номер.

Соответствующий вид документации в организациях легче упорядочивать, если ведётся журнал, где регистрируются любые приказы, связанные с личным составом. Он защищает рабочие процессы от появления подделок. И от ситуаций, когда приказы утверждаются с неправильными сроками, задним числом.

Журнал шнуруется и нумеруется, иначе он не будет выполнять свою непосредственную функцию. Утверждённые документы фиксируются в строгом порядке, том, в каком они сами появились в организации.

Запрещается менять страницы, уничтожать их каким-либо образом, изымать из оборота. Именно для этого уникальный номер ставится на каждой из страниц.

Для закрепления шнуровки используют специальный бланк. В нём указывается количество страниц, как прописью, так и цифрами. Ответственное лицо в обязательном порядке ставит свою подпись на данном документе. И печать с соответствующим уровнем. Чаще всего эту функцию выполняют руководители.

Кто отвечает за ведение

Из набора с архивными документами одним из важных становится именно журнал, где регистрируются приказы. Потому необходимо назначить отдельного сотрудника, ответственного за заполнение данной формы.

Что такое журнал регистрации и как его сделать, узнайте из этого видео:

Ответственность перекладывается на конкретное лицо изданием соответствующего приказа. Но чаще всего эту обязанность включают в список того, что должен делать специалист по кадровому делопроизводству.

Если ответственный за это сотрудник уходит в длительный отпуск, то следует назначить другого человека, который вёл бы журнал. Это может быть любой, у кого хватает знаний и квалификации.

Особенности ведения книги приказов

В каждом структурном подразделении назначается сотрудник, в обязанности которого входит ведение соответствующего журнала с постановлениями для персонала. Он составляет дела, подшивает документы, заполняет все графы документов в соответствии с установленными порядками. Ему необходимо обрабатывать тексты самих приказов, чтобы правильно составить документы.

Во время ведения журнал хранится у лица, ответственного за него

Согласно действующему законодательству форма книги распоряжений по сотрудникам не унифицирована, т.е. в законе не прописаны точные бланки или виды. Нормативный порядок заполнения и ведения учёта может отличаться у разных организаций. Фактически каждая компания для кадрового делопроизводства выбирает собственную форму.

Тем не менее, существуют конкретные правила, которые необходимо учитывать. У организации должна быть книга приказов по личному составу, образец заполнения которой можно скачать здесь, все обязательно должно быть правильно прошнуровано, приказы распределить по номерам и согласно их хронологическому порядку – всё это должно соответствовать действующим правилам.

При заполнении необходимо указать определённые реквизиты и виды приказов:

• точное название организации на лицевой стороне в верхней части;
• дата создания журнала;
• дата окончания ведения конкретной книги (если она заканчивается);
• регистрационный номер или индекс;
• информация об ответственном работнике, занимающимся заполнением.

Какие приказы регистрируются

Основные приказы обычно касаются таких действий, как принятие на работу, увольнение, сохранение должности. Но на каждом предприятии могут расширить список с обязательными документами. Образец журнала, можно скачать ниже.

Скачать образец журнала.

Надо обязательно пользоваться журналом для регистрации, если выпускаются приказы по:

Работе в праздничные дни.
Утверждению либо изменению в штатном расписании.
Изменениям, вступлению в брак после предыдущего развода.
Направлениям на курсы, во время которых повышается квалификация. Особенно, если придётся оторваться от производственного процесса.
Объявлению взысканий.
Предоставлению отпусков

Не важно, сохраняется заработная плата или нет.
Премированию.

В этот журнал могут входить вообще все приказы, которые касаются трудового статуса того или иного сотрудника. Журналы очень удобны для сотрудников, которые выходят на пенсию, и стремятся подтвердить свой статус спустя некоторое время.

Журналы директора и главного бухгалтера

Внутри учреждений приказы часто делятся на те, что поступают от директора и те, которые составляются главным бухгалтером. Каждая группа документов требует отдельной регистрации. Например, в бухгалтерскую документацию включают бумаги, посвящённые «материальной ответственности», «проведению инвентаризации».

Журнал приказов.

У крупных предприятий действуют свои отделы бухгалтерии. Одна и та же подобная инстанция может обслуживать сразу несколько учреждений со схожим профилем деятельности. В таких ситуациях будет целесообразнее вести отдельный учёт каждого из журналов, со своей нумерацией

Не важно, работают организации в одном здании, или в разных

Деление журналов на несколько видов по срокам хранения

Документация в зависимости от данной характеристики бывает:

• Краткосрочной.
• Долгосрочной.

Любой приказ, связанный с личным составом, хранится на протяжении 75 лет. Некоторые предпочитают разделять такие документы, вносить определённые разновидности в отдельный регистр. Например, это касается приказов менее важных. К ним относятся сообщения об отпусках. Или о том, что объявляется взыскание.

Замечания и выговоры сохраняют своё действие на протяжении всего лишь полугода. После этого времени взыскания просто снимаются. Значит, и приказ по данному предмету утрачивает юридическую силу.

Он перестаёт иметь значение и для сотрудника, и для директора. Потому эти распоряжения и не хранятся все 75 лет. Их называют краткосрочными.

Какой должна быть структура документа

Чёткая форма для этого документа не утверждена на законодательном уровне. В каждой компании разрабатывают тот вариант, который будет наиболее удобным для практического применения. Из основных элементов чаще выделяют следующие:

• Титульный лист.
• Раздел с перечислением сотрудников, которые несут ответственность по оформлению.
• Основной раздел, где и проходит регистрация приказов.

О чём пишут на титульном листе:

1. О дате окончания заполнения.
2. Дате, когда документ начали вести.
3. Наименовании документа.
4. Наименовании самой фирмы.

Далее идёт второй раздел, где рекомендуется указать:

1. ФИО с должностями сотрудников, которые ответственны за журнал.
2. Сведения о документах, на основании которых возложена соответствующая ответственность.
3. Подписи ответственных лиц, которые удостоверяют ведение журнала в конкретные периоды.
4. Информацию о временных рамках ведения.

Как в 1С создать журнал приказов, расскажет это видео:

Наконец, имеется и основной раздел, где прописывают:

• Документы, на основании которых издаются приказы.
• ФИО и табельные номера, группы сотрудников как таковых, на которых распространено действие приказа.
• Конкретные разновидности приказа.
• Дату и номера утверждённых бумаг.
• Перечень порядковых номеров записей по регистрации приказов.

Журнал регистрации приказов | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Журналы регистрации приказов являются очень важным элементом кадрового делопроизводства. Именно этим журналам очень много внимания уделяют представители контролирующих органов во время проверок.

Так же от журнала во многом зависит юридическая значимость документов, так как до тех пор, пока документ не прошел регистрацию, его практически не существует. Учитывая все вышесказанное, журнал регистрации приказов играет очень большую роль.

Рассмотрим его образцы и правила ведения.

Из этой статьи вы узнаете:

• правила ведения журналов регистрации приказов;
• обязательные графы журнала регистрации приказов;
• что недопустимо в журналах регистрации приказов;
• образцы журналов регистрации приказов.

Журнал регистрации имеет массу плюсов. Он помогает искать, группировать информацию и хранить ее в компактном виде. А при условии, что он правильно ведется, журнал будет прекрасным подспорьем при решении любых проблем.

Правила ведения журналов регистрации приказов

На титульном листе журнала заглавными буквами должно быть указано полное название документа и дата его фактического оформления. Далее указывается название компании. Если компания большая, то журналов может быть столько, сколько служб или отделов.

Журнал в обязательном порядке нумеруют и прошивают, а после этого скрепляют подписью главы компании и печатью. Для дополнительной защиты от фальсификации, журнал можно опломбировать при помощи номерной пломбой. При этом номер пломбы должен быть в обязательном порядке вписан в журнал, так как без этого он не считается опломбированным.

Распоряжение не может выпускаться без порядковых номеров, которые указываются в первых графах. Для записи персональных данных используется второй столбец (указывается должность лица, которое отвечает за оформление бумаг).

В четвертом столбеце, как правило, указывают даты составления приказов. В пятом столбеце указывают данные сотрудника, на которого составлялся приказ и его должность. В шестом краткое содержание, а в седьмом – должна быть подпись ответственного лица.

Стоит отметить, что порядок столбецов может быть другим, все зависит от того, какая форма журнала используется в компании.

Обязательные графы журнала регистрации приказов

Утвержденной законом формы журнала регистрации нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно. Но несмотря на это, в журнале должны быть такие рекомендованные графы, как:

• № п/п;
• дата распоряжения;
• номер приказа;
• вид распоряжения;
• Ф.И.О. сотрудника;
• табельный номер;
• основание.

К вспомогательным колонкам относят такие как:

• кем подписан приказ,
• кто является исполнителем распоряжения;
• куда отправлено распоряжение;
• расписка в получении;
• отметка о направлении в дело;
• должность, Ф.И.О. лица, зарегистрировавшего приказ;
• примечание.

В некоторых случаях строки «Примечание» нет. Поэтому в случае исправлений делают отметку, как в трудовой книжке («запись № ___ в столбце №___ недействительна»), а затем указывают новую информацию.

Что недопустимо в журналах регистрации приказов?

При заполнении журнала нельзя допускать штриховок и аналогичных корректировок, зачеркивать записи или исправлять их. Кроме того, недопустимо наличие страниц без нумерации.

Для заполнения используется сплошной текст, а вносимые данные должны иметь сплошную нумерацию.

Образцы журналов регистрации приказов

Рассмотрим на примере заполнение журнала регистрации распоряжений о приеме на работу:

• Первый столбец – регистрационный номер. Указываем, например, 3-ЛС.
• Второй столбец – дата регистрации. Указываем – 1 ноября 2016-го года.
• Третий столбец – краткое содержание. Указываем – «о приеме на работу».
• Четвертый столбец – исполнитель. Указываем – инспектор по кадрам Соловьева. А.Н.
• Пятый столбец – куда передан приказ. Указываем – бухгалтерия.
• Шестой столбец – расписка в получении (дата, подпись). Указываем – Васильев. Р.Г. 9.11.2016.

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

• Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
• Приказы по работе администрации.
• Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
• Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

9 видов приказов, которые отражаются в журнале

Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют. Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:

1. О назначении директора.
2. Об образовании подразделения компании.
3. О введении в действие разработанного штатного расписания.
4. О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
5. Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
6. Об учреждении правил трудового распорядка.
7. О сокращении 1 или нескольких работников.
8. О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
9. Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.

Мнение эксперта
Озерова Марина
Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные делам

Полный список приказов по основным видам деятельности смотрите тут.

Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов. Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.

Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет). В течение этого же времени хранится и журнал.

Какие журналы регистрации кадровых документов необходимы? · Энциклопедия начинающего предпринимателя

13:00, 03 октября 2013 2   20   4553

В статье «Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП» мы уже перечисляли все обязательные документы.

Их можно разделить на:

•   локальные акты,
•   договоры,
•   приказы,
•   основания к приказам (заявления, докладные и служебные записки, уведомления, акты и пр.)

Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации.

Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.

Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:

1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.

2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

3. Журнал регистрации приказов по личному составу

Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.

Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.

А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.

4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок

Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.

5. Журнал регистрации уведомлений и актов

6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам

Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.

Нужно ли регистрировать локальные акты?

На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему.  Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.

В статье мы назвали не все журналы регистрации, которые должны быть у любого работодателя, а только журналы регистрации кадровых документов.

Кроме вышеперечисленных, в обязательном порядке нужны:

1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» и «Расходно-приходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них»;
2. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля»;
3.  «Журнала учета проверок состояния воинского учета» ( можно завести при первой проверке);
4. «Журнал регистрации несчастных случаев на производстве»;.
5. «Журнал учета личных дел» (если они ведутся);
6. «Журнал учета прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования» (если такое освидетельствование является обязательным).

В следующей статье мы покажем, как разработать регистрационную форм для учета приказов, трудовых договоров, входящих документов.

Понятие и назначение

Журнал предназначен для регистрации всех приказов, которые издаются в организации и касаются различных действий в отношении сотрудников.

Таким образом фиксируется трудовой путь всех работников, а в случае необходимости можно быстро узнать, когда был издан тот или иной приказ. Данный журнал также может использоваться в судебных разбирательствах в качестве подтверждающего документа.

По срокам хранения приказы могут быть разделены на две группы, в зависимости от их содержания:

1. Долгосрочные, со сроком хранения 75 лет. Они составляются в таких случаях:
   • прием сотрудников на работу;
   • их перевод на другую должность;
   • увольнение;
   • получение отпуска по уходу за ребенком;
   • направление в длительную командировку;
   • премирование за высокие показатели работы;
   • аттестация или повышение квалификации и т. д.
2. Краткосрочные, со сроком хранения 5 лет. Они фиксируют такие события:
   • предоставление ежегодного отпуска;
   • вынесение дисциплинарного взыскания;
   • оформление командировки (краткосрочной);
   • праздничные дни.

В зависимости от этого разделения приказов на предприятии могут быть разделены и журналы их учета — для долго- и краткосрочных лучше завести отдельные документы.

На больших предприятиях, где ежедневно оформляется множество таких документов, они могут быть поделены на более детальные группы.

Журналов в этом случае, соответственно, также заводится несколько. Каждому из них присваивается свой индекс (буквенный, например, К — для приказов о командировках, Б — о больничных и т. п.). В небольших компаниях вполне достаточно одного документа для всех видов приказов.

Как регистрировать приказы задним числом

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

1. Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
2. Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом

Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал: