Аутсорсинг персонала: важная информация для работодателей

Что является предметом договора?

Предметом соглашения аутсорсинга является наем персонала для выполнения каких-либо работ. Если в случае с соглашением подряда оговаривается услуга конкретного человека, то здесь – просто необходимый перечень работ, услуг

Неважно, кто будет выполнять поставленную задачу. Акцент в договоре делается на результате

Предметом договора выступает предоставленная услуга.

Самыми распространенными примерами аутсорсинга, который становится все более популярным, являются:

бухгалтерское ведение дел предприятия;
программное обеспечение компании;
услуги охраны, клинеров, няни, водителя;
аудит компании.

При этом предмет соглашения может быть детализирован или нет. К примеру, можно оговорить в договоре, что аутсорсинг подразумевает полное ведение бухгалтерии предприятия. В этом случае в обязанности компании, оказывающей аутсорсинговые услуги, будет входить полностью все, что в рамках данного ведения дел предусмотрено на законодательном уровне. Но иногда может потребоваться предоставление какого-то конкретного типа услуги: подготовка и сдача отчетности в контролирующие органы, корректировка и подготовка документации к проверке, ведение определенного перечня дел. В этом случае в документе необходимо четко оговорить спектр услуг и работ, которые должны быть предоставлены заказчику. Конкретно по ним и определяются стоимость, сроки, ответственность за невыполнение.

Иногда предмет соглашения и вовсе может быть указан размыто.

К примеру, охранное агентство должно обеспечить безопасность своего клиента. Нигде в законах не указано, что для этого необходимо выполнить, какие услуги предоставляются. Предметом здесь является результат – безопасность клиента. Каким образом будет достигнут он – не имеет значения, так как ключевым аспектом является выполнение условия и достижение конечной цели.

Договор аутсорсинга, помимо предмета соглашения, содержит также такие существенные условия:

стороны соглашения;
срок, на который заключается договор;
права и обязанности;
цена договора (стоимость работ, обязательно должна быть указана в рублях. Если оговаривается сумма в иностранной валюте при сотрудничестве с зарубежными компаниями, то тогда следует указать одновременно в иностранной и в российской валюте).

Если вдруг необходимо будет внести какие-то незначительные изменения в договор или же просто оговорить более широкий перечень необходимых работ, их расценки, то вовсе не обязательно повторно заключать новый договор, предварительно расторгая предыдущий. Достаточно просто подписать дополнительное соглашение с указанием оговорок.

Если вдруг какие-либо условия по договору необходимо изменить, то для этого вовсе не обязательно полностью аннулировать предыдущий, а затем заключать новое соглашение. Это будет неправильным. Для этого достаточно заключить дополнительное соглашение, которое в данном случае будет являться приложением к уже ранее заключенному договору. Там указывается основная информация о сторонах, номер договора и его реквизиты (к которому необходимо добавить пункты). Далее уже указывается информация о том, что пункты необходимо скорректировать или же внести дополнительные условия. Сделать это можно только при наличии обоюдного согласия. Изменять условия в одностороннем порядке допускается, только если таковые обстоятельства предусматриваются непосредственно самим ранее заключенным договором. Исключением будет являться только ситуация, когда было обобщено выполнение работ (к примеру, ведение бухгалтерии), а затем на государственном уровне в данный пункт были внесены поправки. Тогда компания, оказывающая услуги, должна будет их выполнить согласно новым правилам.

Требования к договору

Относительно вопроса, в какой форме заключается договор аутсорсинга, законодатель четко определяет – в простой письменной. Нотариально удостоверять такое соглашение не нужно, но и устная договоренность не будет считаться заключенным договором. При этом компании, желающие подписать договор аутсорсинга, образец его должны составить сами – в законе нет жестко зафиксированного текста.

Основные разделы договора таковы:

1. Преамбула. В ней указываются стороны и лица, от их имени подписывающие договор. Должно быть прописано, на основании чего действуют представители сторон: устав, положение, приказ, доверенность.

2. Предмет договора. Здесь четко перечисляются функции, передаваемые на аутсорс, и указывается конкретный результат.

3. Объем и стоимость работ. В этом разделе оговаривается плата за набор услуг, определенный в предмете договора.

4. Порядок расчетов. Тут прописывается, как будут оплачиваться услуги – ежемесячно, ежеквартально, разово за каждую услугу отдельно.

5. Права и обязанности сторон. В этом разделе нужно максимально полно прописать, что входит в обязанности каждой стороны, и какие у нее есть права.

6. Ответственность. В этом разделе лучше прописать варианты ответственности под конкретные ситуации в рамках именно этого договора.

7. Разрешение конфликта. Закон предусматривает судебную защиту прав при недостижении согласия, но стороны могут выбрать определенный суд, в который они будут обращаться. Еще можно прописать меньший срок на досудебное урегулирование (по общему правилу 30 дней, если в договоре не указано иное).

8. Срок действия. Он будет зависеть от желания сторон. Закон не дает ограничений, так что можно подписать соглашение хоть на 10 лет. Обычная практика – подписание договора на год с последующей пролонгацией.

9. Порядок расторжения и внесения изменений. Этот раздел зафиксирует, каким образом в подписанный договор можно вносить правки, если в них возникнет необходимость, и как можно расторгнуть соглашение, не дожидаясь, пока закончится срок его действия.

10. Прочие условия. Обычно содержит пункты с указанием, когда договор вступает в силу, в скольких экземплярах составлен и пр.

11. Реквизиты сторон и подписи их представителей. Если участники договора используют печати, на договоре следует поставить оттиск.

Законодательное регулирование

Суть аутсорсинга заключается в том, чтобы сконцентрировать все ресурсы предприятия на выполнении ключевых целей, то есть основном виде деятельности.

Все остальные задачи, что выполняют лишь поддерживающее значение или вспомогательные услуги передаются к обработке профессиональным организациям, что действуют в этой сфере.

Стоит отметить, что Гражданский кодекс РФ не нормирует взаимоотношения между участниками договора аутсорсинга по уровню оказания услуг. Таким образом, регламентируется договор согласно нормам ГК РФ, что влияют на все сферы взаимоотношений заказчика и подрядчика.

Исходя из п.1 ст. 421 ГК РФ юридические лица способны составлять договоры на выполнение любых услуг в свободном порядке. Обе стороны имеют право составлять договор, что вмещает в себя отдельные компоненты от различных нормативных документов и постановлений, в этом случае его называют смешанным.

В основном договорные отношения регламентируются согласно главе 39 ГК РФ, в которой описывается оплачиваемое оказание услуг. На основании договора организация-аутсорсер берет на себя обязанности выполнить описанные в документе действия, а заказчик обязан оплатить их согласно п.1 ст. 779 ГК РФ.

Статья 779 ГК РФ. Договор возмездного оказания услуг.

1. По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.

Нормативы 39 ГК РФ используются для договоров по оказанию услуг аудита, консультации, обеспечения информационной безопасности и осведомленности, кадровые манипуляции, кроме услуг, что оказываются согласно документам:

Подряда;
Транспортировки;
Расчетов;
Банковского дела;
Хранения;
Ведения научной, исследовательской и технологической деятельности;
Комиссии;
Поручений;
Распоряжения имуществом на договорной основе.

Согласно ст. 780 ГК РФ аутсорсинговый исполнитель обязуется лично выполнять описанные услуги, если иное не предусмотрено пунктами договора.

Оплата производится на основании ст. 781 ГК РФ:

Компания-заказчик обязана выполнить оплату предоставленных услуг по условиям договора, соблюдая сроки и порядок.
Если выполнить работы по исполнению поставленной задачи не представляется возможным, при этом виновником является заказчик, оплата должна последовать в полном объеме, кроме случаев, описанных в законодательстве или договоре.
В ситуациях, когда исполнение невозможно из-за обстоятельств, что не находятся во власти какой-либо стороны, заказчик лишь компенсирует расходы, которые понес исполнитель. В законодательстве описываются исключения, когда поведение будет отличаться.

При этом трудовой договор заключается не между компанией заказчиком и лицом, что будет выполнять работу, а между профильной компанией, что занимается аутсорсингом и исполнителем. Предприятие-заказчик лишь предоставляет работу, но не является прямым работодателем.

В ст. 780 ГК РФ указывается, что передача прав и обязанностей к третьим лицам по договору аутсорсинга не допускается, кроме случаев, описанных в договоре.

Стоит отметить, что нормативными документами регулируется не только возмездное оказание услуг, но и правоотношения по договору подряда, что регламентируется в ст. 783 ГК РФ.

Базовые принципы подряда описаны в статьях 702-729, последующие 10 статей регулируют бытовой тип подряда. На них основывается договор аутсорсинга, кроме случаев, что противоречат ст. 779-782 ГК РФ.

Дополнительно важными письмами, которые направлены на регулирование аутсорсинга являются:

Письмо ЦБ РФ от 24.05.2005 г. № 76-Т;
Письмо ЦБ РФ от 13.05.2002 г. № 59-Т;
Утв. ОАО «РЖД» 27.04.2006 г. № 530.

Как видите, договор аутсорсинга не является трудовым. При передаче сотрудника в иную компанию, заключается трудовой договор по месту основного работодателя. Трудовой договор в данном случае составляют, беря за основу ст.57 ТК РФ, а рабочим местом указывается подразделение заказчика.

Что представляет собой договор аутсорсинга на оказание услуг

Это фундамент для официального закрепления взаимоотношений между исполнителем и заказчиком.

Преимущество работы с подобными компаниями заключено в получении гарантированных квалифицированных специалистов, что не всегда осуществимо при самостоятельном найме работников.

Аутсорсинговые компании предоставляют услуги по большей части в сфере обслуживания, что обеспечивает концентрацию основного штата сотрудников на выполнении поставленных задач, без каких-либо отвлечений на мелкие неурядицы.

Договор аутсорсинга – это договор возмездной услуги. В нем одна сторона – заказчик – хочет получить помощь по каким-то отдельным направлениям своих бизнес-процессов. Другая сторона – исполнитель – предоставляет такие услуги. Заказчик принимает и оплачивает выполненную работу, а исполнитель обеспечивает ему помощь по оговоренным направлениям – в бухгалтерской, юридической, кадровой и других сферах.

Зачастую подписанный договор аутсорсинга на оказание услуг более выгоден, чем наем специалистов в штат. Например, компания, которой услуги IT-специалиста нужны 2-3 раза в месяц, сэкономит деньги, если подпишет аутсорсинговый договор с IT-компанией и будет приглашать специалиста по мере необходимости. Тогда этой фирме не придется каждый месяц тратиться на зарплату штатного работника и все связанные с ней отчисления.

Аутсорсинг – не разовая услуга, а долгий процесс. Заказчик получает услуги, обеспечивающие отлаженную работу какого-то направления в его бизнесе. При этом его не интересует, сколько специалистов будет в этом задействовано и как они будут решать поставленную перед ними задачу. Исполнитель должен передать результат – сданную бухгалтерскую отчетность, разработанный проект договора или приказа по предприятию и пр.

Аутсорсинг различается по объему заказанных задач:

полный – у заказчика вообще нет в штате специалистов в отданной на аутсорсинг области (полное сопровождение бухгалтерии, кадровых вопросов);
частичный, или этапный – какие-то задачи заказчик выполняет силами своих специалистов, а другие отдает в специализированную фирму (аудит, юридическое сопровождение судебных процессов, обслуживание работы компьютерной программы);
периодический – когда потребность в дополнительной помощи со стороны возникает изредка (юридические и прочие консультации, аттестация, установка программного обеспечения).

По направленности аутсорсинг делится на такие виды:

информационных технологий;
делопроизводства и управления;
хозяйственной деятельности;
производственный.

►Зачем компании студенты-практиканты, как их оформить и что с ними делать

Или специалисты IT-индустрии. Если в компании стоит три компьютера с самым простым программным обеспечением, незачем держать системного администратора. Намного проще отдать решение изредка возникающих проблем на аутсорс.

Юридическое сопровождение тоже может быть выгоднее по договору аутсорсинга. В большинстве маленьких фирм для юриста просто нет ежедневной работы, поэтому бессмысленно брать юриста в штат – его нечем будет занять, но при этом придется платить зарплату и все положенные отчисления. А если изредка понадобится консультация, разработка проекта договора или представление интересов компании в суде, аутсорсинговая компания будет просто отличным выходом из положения.

►Вышли новые рекомендации про сезонных работников

Отличия договора аутсорсинга и аутстаффинга

Одной из разновидностей аутсорсинга является аутстаффинг, в рамках которого происходит прекращение трудовых отношений с рядом сотрудников компании и последующий их перевод в специализированное кадровое агентство. При этом объем исполняемых функций указанных специалистов фактически не меняется, однако происходит формальная смена работодателя.

Такая форма отношений имеет следующие преимущества:

Предприятие избавляется от необходимости содержать штат сотрудников, оформленных по трудовым контрактам, что существенно экономит бюджет юридического лица;
Предприятие избавляется от рисков потери ценных специалистов, на обучение и профессиональную подготовку которых были выделены существенные средства;
При необходимости, представленный перечень специалистов может быть расширен или уменьшен, исходя из возникающих задач производства.

Обратите внимание! В обеих указанных формах персонал исполнителя заключает трудовые договоры не с заказчиком, а с аутсорсинговой компанией. Оплата по договору происходит за объем оказанных услуг, с учетом количества предоставленных специалистов.. После завершения сотрудничества в рамках аутстаффинга не обязательно происходит возврат специалистов на предыдущее постоянное место работы, так как формально у заказчика не остается никаких обязательств перед своими бывшими работниками

После завершения сотрудничества в рамках аутстаффинга не обязательно происходит возврат специалистов на предыдущее постоянное место работы, так как формально у заказчика не остается никаких обязательств перед своими бывшими работниками.

Оформление договора об аутсорсинге

Договор об аутсорсинге заключается на основе тех же правил, что и обычные соглашения, связанные с возмездным оказанием услуг. Среди самых важных условий в договорах отмечают:

Условия расторжения;
Ответственность для исполнителей и заказчиков;
Сроки, в которые предоставляется работа вместе с сопутствующей информацией;
Перечень оказываемых услуг.

Каждое из этих условий требует подробного рассмотрения.

О перечне оказываемых услуг

Аутсорсинг

Важно, чтобы описание всех процессов, передаваемых сторонним исполнителям, стало максимально подробным. Все задачи должны быть описаны заранее

Если потом, уже в процессе, появится необходимость в дополнительных отчетах и работах, то и оплачиваться они будут как дополнительные. Поскольку не входили в договор, который заключен изначально. Лучше предварительно обсудить все, что касается предстоящего проекта. Тогда и финансовые затраты планируются с умом.

Именно нечеткое определение объема оказываемых услуг становится главной ошибкой для тех, кто оформляет такие соглашения. Кроме того, есть и другие недочеты:

Формулировки с двояким толкованием того, какими правами и обязанностями должна обладать каждая из сторон.
Задания с технической частью, которая описана только формально.

Если присутствует только общее описание предмета договора, не стоит ожидать от исполнителя высокого качества. Система контроля над действиями аутсорсера просто необходима тем, кто стремится сохранить контроль над самой организацией, даже когда часть функций отдаются сторонним компаниям. Один из вариантов – оформление периодических отчетов. При необходимости руководитель имеет право требовать совместной сверки тех или иных показателей.

О сроках и ответственности

Сроки исполнения заказа должны быть продуманы и оговорены заранее

Благодаря этому пункту не возникнет разногласий между заказчиком и исполнителями. Сроки должны быть проработанными, зафиксированными для каждой из сторон. Тогда будет проще определить, по какой именно причине возник простой в работе. И кто должен нести ответственность в связи с нарушением тех или иных условий.

При недостаточно качественной проработке зон ответственности велика вероятность появления разногласий. Например, если четко не установили ответственность исполнителей в связи с нарушением сроков. Или нет данных о том, что заказчик должен предоставить всю информацию, необходимую для качественного выполнения работы. Потому эти вопросы и требуют своевременного обсуждения, для каждого из участников.

Условия для расторжения

Срок договора аутсорсинга может составлять несколько месяцев или лет, в зависимости от необходимости в тех или иных услугах. Надо присматриваться к конкретным задачам, стоящим перед заказчиком. Целесообразным будет заранее предусмотреть условие, касающееся пролонгации. К примеру, договор будет считаться продленным, если к окончанию срока действий ни у одной из сторон не возникает возражений.

Осуществление расчетов по договору

Оплата услуг по такому договору может предусматриваться исключительно по согласованию сторон.

Здесь нет четких условий, которые должны выполняться в обязательном порядке. Налогообложение осуществляется из расчета прибыли за услуги. Если же говорить о заказчике, то по всем документам затраты он отображает просто как сопутствующие расходы.

Когда заключается договор аутсорсинга персонала, у заказчика отсутствует необходимость делать какие-либо отчисления за тех работников, которые занимаются выполнением указанной работы. Это обязанности компании, которая предоставляет аутсорсинговые услуги и сотрудниками которой эти люди являются.

Расчеты за выполненную работу будут осуществляться только в соответствии с теми правилами, которые закрепляются в договоре. Оплата может быть осуществлена после выполнения полностью всей работы или же на постоянной основе (к примеру, ежемесячно). Оплату работникам осуществляет непосредственно компания, сотрудниками которой они являются, поэтому размер меньше минимальной зарплаты или нерегулярные выплаты не могут здесь быть инкриминированы как нарушение. В основном руководствоваться здесь стоит нормами Гражданского Кодекса (как при заключении любых гражданских договоров), а не Трудового.

Обязательные моменты

Договор аутсорсинга заключается с непосредственным исполнителем (аутсорсинговой компанией), которая не может выступать посредником услуг, то есть перепоручение исполнения не допускается (ст.780).

Предметом договора являются конкретные услуги (деятельность) ГК ст.779. Результат аутсорсинговой деятельности не наделён вещными характеристиками, но имеет иную качественную оценку.

Очевидно обязательными (существенными) моментами договора аутсорсинга являются:

предмет договорённости, или собственно услуга, которая подлежит подробнейшему описанию, с пошаговым перечислением необходимых заказчику работ;
даты начала и окончания договора аутсорсинга (ст.783), без которых он не будет признан действующим (Постановление ФАС ЗСО №А27-9091/2009);
сроки предоставления промежуточной отчётности, варианты и сроки информирования заказчика.

Расплывчатая формулировка и отсутствие конкретизации обязательных моментов договора являются главными ошибками при заключении аутсорсингового соглашения.

В договоре могут быть прописаны дополнительные положения, которые стороны посчитают важными. По дополнительным пунктам договора должно быть проведено обсуждение и достигнута двусторонняя договорённость.

Если услуга, являющаяся предметом договора, со временем потребует уточнения, расширения задач и/или полномочий аутсорсера, а также изменения контролирующих действий со стороны заказчика, то заключается дополнительное соглашение.

Порядок обсуждения, заключения и подписания такого документа оговаривается в тексте основного договора.

Заемный труд: что это такое и почему он запрещен

В 2016 году в ТК РФ появилась статья 56.1, в которой дано четкое определение понятия «заемный труд», или труд по указанию номинального работодателя, но под руководством и в интересах другой компании. Такой труд в России .

Сущность заемного труда в следующем: одна компания или предприниматель (исполнитель) передает другой организации или предпринимателю (заказчику) определенное число работников. В результате сотрудники трудятся у заказчика, а работодателем выступает исполнитель. Исполнитель, в свою очередь, заключает трудовые договоры с ними, выплачивает им заработную плату и пособия, ведет кадровый учет. Таким образом, работники трудятся в организации, с которой они не связаны ни трудовыми, ни гражданско-правовыми отношениями (смотрите схему ниже).

Существовавшее до 2016 года положение дел в аутстаффинге было невыгодно работнику. Сотрудника нанимали на работу в одну компанию, а трудился он в другой. Работодатель не нес никакой ответственности за сотрудника. Чаще всего это касалось работ на вредном производстве, где не предусматривались выплаты за вредность. Организации с вредными и опасными условиями труда таким образом экономили на страховых взносах на травматизм. Эти условия послужили причиной принятия новой статьи 56.1 в ТК РФ.

Получить в аренду сотрудников другой компании можно, однако теперь аутстаффинг персонала изменился и регламентируется новой .

Преимущества и недостатки

Как у любого процесса, у аутсорсинга есть плюсы и минусы.

Среди преимуществ внедрения аутсорсинга стоит выделить:

Возможность получить услуги высшего качества и/или более дешево;
Способствует развитию организации за счет внедрение инновационных возможностей компании, так как можно использовать интеллектуальный потенциал и опыт известных компаний;
Компания становится более гибкой, если на рынке ситуация резко изменится;
Значительно проще найти поставщика, у которого более низкая цена или выше технологические возможности. Это обеспечивает простоту ликвидации производственных мощностей или их переквалификацию;
Новые ресурсы и современные навыки получить можно быстрее;
Снимает нагрузку с предприятия и предоставляет возможность максимально эффективно развивать компанию;
Ранее необходимые ресурсы на выполнение работ, переданных аутсорсинговой компании, стоит перераспределить и получить дополнительную инвестицию в бизнес;
Можно сократить штат сотрудников;
Большая эффективность и качество выполняемых работ.

Среди недостатков:

Не все услуги можно передать на аутсорсинг, так как это угрожает конфиденциальности компании и снижает скорость ее работы из-за необходимости запрашивать сведения из другой организации

Утечка важной информации может привести к утрате конкурентоспособности;
На психологическом уровне доверие посторонней организации ниже;
Передача отдельных видов деятельности, которые в совокупности с целевым направлением приводили к успеху, могут привести к снижению доходов;
При внедрении большого количества аутсорсинговых услуг возрастают затраты на их оплату;
Высокий риск не качественного оказания услуг.. Очень часто аутсорсинг путают с аутстаффингом

Здесь можно почитать об их отличиях

Очень часто аутсорсинг путают с аутстаффингом. Здесь можно почитать об их отличиях.

Договор аутсорсинга персонала (образец)

И так, договор на оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства можно заключить со сторонней организацией, оказывающей подобные виды услуг. Договор аутсорсинга содержит следующие пункты:

Предмет договора: услуги, которые исполнитель обязуется предоставить заказчику, гарантии заказчика о предоставлении услуг надлежащего качества;
Права и обязанности сторон: подробное описание обязанностей заказчика, исполнителя, их прав;
Сроки, определенные для оказания услуг;
Стоимость услуг, порядок расчетов;
Порядок, по которому производится сдача услуг, приемка услуг;
Заключая договор аутсорсинга, образец его обязательно должен содержать пункт об ответственности сторон: санкции в случае ненадлежащего исполнения услуг, несвоевременной оплаты услуг и т.д;
Действия и ответственность сторон в случае наступления форс-мажорных обстоятельств;
Срок действия договора: дата вступления в силу, условия досрочного расторжения;
Порядок разрешения споров, возникших между сторонами;
Заключительные общие положения;
Адреса, реквизиты исполнителя и заказчика.

На что следует обратить особое внимание, заключая договор аутсорсинга? Заказчику необходимо максимально подробно описать все задачи, решения которых он ожидает от исполнителя, нюансы, связанные с решением данных задач. Грамотное описание, постановка задания гарантирует наиболее точное исполнение, избавит от возникновения вопросов в дальнейшем

Заключая договор аутсорсинга персонала, необходимо предусмотреть и зафиксировать некоторые нюансы:

Состав документов, количество документов, передаваемых на аутсорсинг;
Место, где будет храниться кадровая документация;
Порядок, сроки передачи компании-исполнителю необходимой для ведения кадрового учета документации;
Соблюдение компанией – исполнителем конфиденциальности в отношении передаваемых ему персональных данных работников.

Согласно законодательству, работодатель не имеет права сообщать персональные данные работников кому бы то ни было без их письменного согласия. Таким образом, необходимо получить согласие каждого работника на передачу его персональных данных. Согласие работника может быть оформлено в виде отдельного документа и должно отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию такого согласия, которые приведены в ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. В частности, согласие работника должно содержать следующие данные: подробные данные субъекта персональных данных, данные представителя субъекта, ФИО и адрес оператора, получающего согласие субъекта, цель обработки данных и т.д.